Veelgestelde vragen Projectsubsidies

Planning
Wanneer kan ik een aanvraag indienen bij het AFK?
Het AFK heeft geen vaste indiendata voor aanvragen binnen de regeling Professionele Kunst en Cultuurmakers. Je kunt een aanvraag indienen wanneer je dat wilt. In sommige gevallen werken we wel met een deadline, raadpleeg daarom altijd eerst even de website.
Hoe lang duurt het voordat ik reactie krijg op mijn aanvraag?
Dertien weken. Tussen de indiendatum van de aanvraag en de premiere of opening van een project, of de start van de activiteiten van een stipendium moeten daarom minimaal dertien weken zitten. Uitzonderingen hierop zijn opgenomen in de regelingen.
Kan ik met terugwerkende kracht een aanvraag doen?
Nee, dat is niet mogelijk.
Wat is het Mijn Eerste Aanvraag?
Mijn Eerste Aanvraag biedt aanvragers die nog niet eerder subsidie van het AFK hebben ontvangen de mogelijkheid om hun project in dertig minuten live toe te lichten. Op korte termijn hoor je of het AFK bijdraagt aan het project of niet.
Planning Mijn Eerste Aanvraag
Mijn Eerste Aanvraag is elke laatste dinsdag van de maand. Let op: tussen het gesprek en de gewenste aanvangsdatum van het project moet minimaal één maand zitten. Kijk voor meer informatie over Mijn Eerste Aanvraag onder 'Aanvragen' > 'Eenmalige Subsidies' > 'Mijn Eerste Aanvraag'.
Kan ik, voordat ik mijn aanvraag doe, mijn plan met iemand van het AFK bespreken?
Ja, voor algemene vragen en info kun je contact opnemen met een van onze Cultuurverkenners in de verschillende stadsdelen. Stuur een e-mail naar een van onze Cultuurverkenners. Stuur voor specifieke vragen een email naar een stafmedewerker van het AFK.
Voor hoeveel projecten kan ik tegelijkertijd aanvragen?
Je kunt pas een nieuwe subsidie aanvragen als je over een eerder toegekende aanvraag verantwoording hebt afgelegd. Neem contact op met een stafmedewerker als je vanwege de coronamaatregelen een lopend project nog niet hebt kunnen afronden.
Ben ik verplicht bij meerdere fondsen een bijdrage aan te vragen of een eigen bijdrage te doen?
Het AFK draagt voor maximaal 75% bij aan jouw totale begroting. Het fonds draagt alleen bij aan projecten met een tekortbegroting en een passende financieringsmix.
Ik wil voor mijn project zowel bij het stadsdeel als bij het AFK een bijdrage vragen. Kan dit binnen één procedure?
Nee. Je moet twee aparte aanvragen doen. Neem contact op met jouw stadsdeel voor meer informatie over regelingen en indiendata.
Ik kan de locatie voor mijn project pas vastleggen als mijn aanvraag wordt gehonoreerd. Is dat een probleem?
Hoe concreter de aanvraag hoe beter. Als de locatie nog niet rond is ten tijde dat de aanvraag wordt ingediend, benoem dan de beoogde locatie en zorg voor een intentieverklaring of vastgelegde optie.
Regelingen en voorwaarden
Binnen welke regelingen kan ik op dit moment een aanvraag doen?
Je kunt elk moment een aanvraag doen voor de regelingen - Professionele Kunst en Cultuurmakers, tenzij het subsidieplafond is bereikt of op onze website een deadline staat vermeld.
Mijn project zou zowel binnen de regeling Professionele Kunst als binnen de regeling Cultuurmakers kunnen vallen. Moet ik een keuze maken?
Ja, in het digitale aanvraagformulier moet je een van de twee regelingen selecteren. De regeling Professionele Kunst is er voor projecten van professionele makers en culturele organisaties. De regeling Cultuurmakers is er voor projecten door en voor Amsterdammers die in hun vrije tijd cultuur beoefenen. Bij twijfel kun je altijd vooraf overleggen met een van onze medewerkers.
Wat is de minimale bijdrage die ik kan aanvragen?
De minimale bijdrage is € 2.500 voor Professionele Kunst, € 1.500 voor Cultuurmakers.
Wat is de maximale bijdrage die ik kan aanvragen?
Vraag je een bijdrage aan als natuurlijk persoon (individu), dan bedraagt de bijdrage maximaal € 15.000 voor Professionele Kunst en maximaal € 10.000 voor Cultuurmakers. Bij rechtspersonen geldt deze beperking niet. Voor een beeldend kunstwerk in de openbare ruimte kun je maximaal € 50.000 aanvragen. Het stipendium bedraagt een vaste bijdrage van € 15.000. We kijken in alle gevallen naar wat redelijk is binnen het totale dekkingsplan. De gevraagde subsidie moet ook in verhouding staan tot het totale budget dat het AFK voor deze regeling beschikbaar heeft.
Welke rechtspersonen kunnen een aanvraag doen bij het AFK?
Rechtspersonen zonder winstoogmerk, zoals stichtingen en verenigingen, kunnen bij ons een aanvraag doen. Opdrachtgevers voor beeldende kunst in de openbare ruimte kunnen ook als rechtspersoon met winstoogmerk een bijdrage aanvragen.
Kan ik als natuurlijk persoon (en dus niet als instelling of rechtspersoon) een aanvraag doen?
Ja, je kunt maximaal € 15.000 voor Professionele Kunst en maximaal € 10.000 voor Cultuurmakers aanvragen.
Draagt het AFK ook bij aan projecten of programma’s van kunstinstellingen die al structurele subsidie ontvangen?
Nee, organisaties die door het AFK op basis van de regeling Vierjarige subsidies 2021-2024 worden gesubsidieerd en de instellingen in de Amsterdam Bis zoals benoemd in het Amsterdams Kunstenplan 2021-2024, kunnen geen aanvraag indienen. Ook kunnen organisaties die door het Rijk (via de BIS-regeling) worden ondersteund geen aanvraag indienen. Wanneer je organisatie ofproject al op een andere wijze, direct of indirect, mede door de Gemeente Amsterdam wordt gefinancierd of meerjarig door of namens de overheid wordt gesubsidieerd, stelt het AFK zich terughoudend op bij de ondersteuning.
Mijn project vindt ook buiten Amsterdam plaats, moet ik toch alle kosten in de begroting opnemen?
Ja, de begroting moet het gehele project beslaan. De gevraagde bijdrage aan het AFK moet in verhouding staan tot het deel dat in Amsterdam plaatsvindt.
Ik ben bezig met een kunstproject voor mijn opleiding. Kan ik hiervoor een aanvraag doen?
Nee, we steunen geen projecten in het kader van een studie of opleiding.
Kan ik voor de totstandkoming van een kunstwerk een aanvraag doen, zonder een gericht plan te hebben voor de vertoning van het werk?
Nee, hoe concreter de aanvraag hoe beter. Als de locatie nog niet rond is ten tijde dat de aanvraag wordt ingediend, benoem dan de beoogde locatie en zorg voor een intentieverklaring of vastgelegde optie.
Ik ben bezig om een stichting of vereniging op te richten. Kan ik al een aanvraag doen?
Nee. Op het moment dat je een aanvraag start moet je een geldige rechtsvorm hebben.
Welke documentatie moet ik bij mijn aanvraag voegen?
Zie hiervoor onder het kopje “Indienen” van de toelichting op de regelingen Professionele kunst en Cultuurmakers. Naast het digitale aanvraagformulier hebben we een heldere begroting en een projectplan nodig. Let op: je moet de gehele aanvraag indienen via het digitale aanvraagformulier. Alle documentatie kun je aan het einde van het digitale aanvraagformulier uploaden.
Beoordeling en criteria
Waarop wordt mijn aanvraag beoordeeld?
Alle voorwaarden en criteria staan beschreven in de regelingen en de toelichtingen op de regelingen. Via de checklist Projectsubsidies kom je er meteen achter of je project voldoet aan de formele criteria. Bij twijfel kun je altijd contact opnemen met een van onze medewerkers.
Hoe wordt mijn aanvraag door het AFK behandeld?
Zodra je aanvraag (het formulier, het projectplan, de begroting, het communicatieplan, de cv’s en de documentatie) is ontvangen, toetst het secretariaat deze aan de formele criteria zoals benoemd in de regelingen. Als je aanvraag hieraan voldoet, maken onze staf en financiële medewerkers een inhoudelijke en financiële analyse. De aanvraag kan dan samen met de analyses aan adviseurs worden voorgelegd, die onafhankelijk advies uitbrengen. Op basis van de analyses en eventuele adviezen doet de stafmedewerker een voorstel aan de directie voor het wel of niet honoreren van de aanvraag en de hoogte van het toe te kennen bedrag. De directie neemt uiteindelijk het besluit, waarop er een toekenning of afwijzingsbrief volgt. Bij het toekennen van een bedrag van €100.000 of meer, dient de Raad van Toezicht daar toestemming voor te geven.
Ik heb nog nooit een subsidieaanvraag gedaan bij het AFK. Welke opties zijn er voor mij?
Voor aanvragers die niet eerder van het AFK een bijdrage kregen, is Mijn Eerste Aanvraag een mooie mogelijkheid. Je kunt ook contact opnemen met een van onze Cultuurverkenners om je plannen voor te leggen.
Ik ben autodidact. Word ik door het AFK als professional gezien?
Bij de beoordeling of iemand professional is, kijken we niet alleen naar opleiding, maar ook naar ervaring. En of er sprake is van een beroepsmatige uitoefening van kunst, waarmee iemand zichzelf in het levensonderhoud wil voorzien.
Ik wil laten zien wat ik doe. Kan er iemand van het AFK komen kijken?
We bezoeken actief projecten. Stuur een e-mail naar secretariaat@afk.nl. Het is helaas niet mogelijk om op alle uitnodigingen in te gaan.
Is het hebben van referenties / eerdere resultaten een pré?
Eerdere resultaten gelden als referentie bij de beoordeling. De kwaliteit van eerdere activiteiten die door de aanvrager zijn uitgevoerd is in onze optiek een indicatie voor de toekomst. Je staat van dienst en die van de betrokkenen bij het project is dan ook relevante informatie. Wat heb je eerder gedaan en wat waren daar de resultaten van? Je kunt hiervan dingen laten zien bij de documentatie in je aanvraag. Bij een aanvraag voor een stipendium is het verplicht om een portfolio toe te voegen. Bij de beoordeling van een stipendium kijken we expliciet naar de kwaliteit van eerder werk.
Moet mijn project over Amsterdam gaan?
Nee. Wel beoordelen we de artistieke bijdrage die je project levert aan de stad. Bij aanvragen van meer dan € 15.000 kijken we ook naar de zichtbaarheid, spreiding en bijdrage van je project aan de diversiteit en inclusie van het aanbod en publieksbereik in de stad.
Mijn project trekt een beperkt publiek. Kan ik toch aanvragen bij het AFK?
Dat kan. Bij aanvragen van meer dan € 15.000 beoordelen we wel of het publieksbereik in omvang en samenstelling passend bij jouw project is.
Toekenning
Kan ik een voorschot ontvangen van de toegekende bijdrage?
Ja. Het AFK keert automatisch een voorschot van 90% van de toegekende bijdrage uit, binnen 4 weken na toekenning. In het geval van een Mijn Eerste Aanvraag is dit zelfs 100%. Als je geen automatisch voorschot wilt ontvangen kun je dit aangeven in het aanvraagformulier.
Ben ik verplicht om het AFK te vermelden in de aankondiging van mijn project waaraan het AFK bijdraagt?
Ja. Op alle publiciteits- en promotionele materialen moet je vermelden dat de prestaties mede mogelijk zijn gemaakt dankzij een bijdrage van het AFK. Ook moet je het logo van het AFK gebruiken. De voorwaarden vind je in de toekenningsbrief.
Ben ik verplicht het AFK te voorzien van vrijkaarten of uitnodigingen voor mijn project waar het AFK aan bijdraagt?
Het AFK heeft recht op minimaal twee uitnodigingen voor de openbare uitvoering van het project. De voorwaarden vind je in de toekenningsbrief.
Hoe verantwoord ik mijn project aan het AFK?
Binnen drie maanden na afloop van het project moet je via het digitale aanvraagformulier een inhoudelijke als een financiële verantwoording indienen.
Kan ik wijzigingen in mijn aanvraag doorgeven terwijl deze in behandeling is?
Je hebt de verantwoordelijkheid de aanvraag volledig in te dienen. Wanneer je aanvullende informatie hebt over bijvoorbeeld nieuwe speelbeurten, bevestigde locaties, of toegezegde bijdragen van derden, dan kun je dit per mail aan de behandelend stafmedewerker doorgeven. De stafmedewerker laat je weten of de aanvullende informatie nog in de beoordeling kan worden meegenomen.
Als het resultaat van het project (bijvoorbeeld het aantal bezoekers of speeldata) afwijkt van het voorgenomen resultaat in mijn aanvraag, verandert de bijdrage van het AFK dan?
Dat verschilt per project. We beoordelen het project in zijn geheel en houden ook rekening met de inspanning die is gedaan om tot het resultaat te komen. Grote wijzigingen tijdens de looptijd van het project dienen overigens voorafgaand aan het doorvoeren er van door het AFK beoordeeld te worden. Je kunt de wijziging digitaal via “Mijn AFK” voorleggen.
Afwijzing
Als mijn plan wordt afgewezen, wordt die afwijzing inhoudelijk beargumenteerd?
Ja. Via een brief laten we je weten waarom de aanvraag niet wordt gehonoreerd. Mocht je naar aanleiding van de brief nog vragen hebben dan kun je per mail contact opnemen met de medewerker die de aanvraag heeft behandeld. Zijn of haar naam staat vermeld in de beschikkingsbrief.
Mag ik na afwijzing een vernieuwde aanvraag voor hetzelfde project indienen?
Als je een aanvraag hebt ingediend voor de regeling Cultuurmakers dan mag je na afwijzing nog één keer voor datzelfde project aanvragen. Hetzelfde geldt voor Mijn Eerste Aanvraag. Binnen de regeling Professionele kunst is het niet mogelijk om een tweede keer aan te vragen voor hetzelfde project.
Ik ben het niet eens met de beslissing van het AFK. Wat kan ik doen?
Wil je alleen een nadere toelichting op het besluit, neem dan per mail contact op met de medewerker die de aanvraag heeft behandeld. Zijn of haar naam staat vermeld in de afwijzingsbrief. Wie het niet eens is met een besluit tot afwijzing kan bezwaar maken. Je moet dan binnen zes weken na dagtekening van de beschikking een bezwaarschrift indienen, gericht aan de directie van het AFK. Het bezwaar dient aan een aantal formele vereisten te voldoen. Kijk voor meer informatie over hoe bezwaar te maken en de bezwaarprocedure op 'Over AFK' > 'Integriteit en Verantwoording'.